(1)第一象限：重要紧急

    这一类往往是火烧眉毛的事情，需要马上去处理，否则项目会受到重大影响，比如客户服务器崩溃。

    (2)第二象限：重要不紧急

    这类事情一般是预防型的工作，例如制定项目计划、团队建设等，它们不需要你停下手上的工作马上去做，但如果没做好的话，可能就会导致产生项目危机。许多第一象限工作产生的原因，正是因为第二象限的工作没有去做。

    (3)第三象限：不紧急也不重要

    这类事情看上去最不需要做了，例如上网偷菜、看新闻、写博客等，但如果你在办公室走上一圈，就会发现很多人正在干着这些不需要干的事情。

    (4)第四象限：紧急不重要

    这类事情虽然不重要，却需要马上去处理。一个典型的例子就是桌上的电话响了，你接还是不接?当然要接，因为你不知道是谁。接通后，发现是推销保险的，你又不好意思立即挂掉，只好被对方折磨一番了。

    我们到底该怎样安排四个象限的工作呢?对于一个普通的管理者，其工作的优先级一般是这样的：第一象限>第四象限>第二角限>第三象限。可是，等做完了第一、四象限的工作，根本就没有时间来人做第二象限的工作，于是项目到了后期项目经理只好四处救火。

    管理大师彼德.德鲁克十分推崇“时间管理四象限法”，并将其总结为“要事第一”的原则。根据这个原则，每个象限的工作处理策略是不一样的。

    (1)重要紧急

    优先级最高，需要尽快处理。很多人都玩过《植物大战僵尸》的游戏吧，那你一定知道“一大波僵尸正在逼近”的感觉，是的，你必须要马上打死它们，不然它们就会冲进你的房子，吃掉你的大脑!

    (2)重要不紧急

    这类事情看上去可以暂缓，但考虑到其重要性，应当与第一象限的工作并行去做。如果不及时去做，它们就会转移到让你头疼的第一象限中去，或者在第一象限产生更多新的“僵尸”。所以，要在僵尸还没有逼近的时候，就好防御工事，并尽快打死它们，如果等到它们冲了过来，你还能不能保住大脑，就要看你的运气了。

    (3)紧急不重要

    它们就像是在你耳边“嗡嗡嗡”地叫着的苍蝇，你必须要花时间去赶走它们。这多少让人有些无奈，但这些事情确实层出不穷。有些公司在实施紧急项目时，经常采用封闭式开发，这样做的一个重要原因就是要回避那些紧急不重要的事情。很多管理专家建议我们在必要的时候勇敢说“不”，其实就是针对这类事情。如果实在无法说不，建议安排或委托其他人来做。

    (4)不紧急也不重要

    如果不是时间充裕的话，建议不要去做。如果碍于人情的话，建议安排或委托其他人来做。它们就像一群在几百米远处飞的苍蝇而已，你完全不必要放下手中的饭碗，举起苍蝇拍跑过去和它们决斗。

    因此，对于一个卓有成效的管理者，其优先级应该是这样的：第一象限=第二象限>>第四角限。第三象限就像数学中的无穷小一样，被舍弃了。

    写到这里，我想起了前不久一位项目经理的故事：

    项目定于当天上线，项目组决定搬到客户现场办公，以应付可能出现在的突发事件。项目成员电脑已经全部打包好，都围在项目经理周围等待。原来项目经理正在理一大堆发piao准备报销，于是发生了这下面这样的对话：

    我：“大家都在等你，怎么还在填报销单呢?”

    项目经理：“今天是公司的报销日，不填好单子，又得推后很久。”

    我：“你的电脑打包了没有?”

    项目经理：“没有”

    我：“放行条开了没有?”

    项目经理：“没有”

    我：“申请用车了没有?”

    项目经理：“没有”

    我不知道说什么好了。要知道公司的报销单粘贴和填写非常严格，经常被打回重新弄，那一堆发piao，显然不是十几分钟可以搞定的事情。还有公司的用车也比较紧张，不赶紧申请，说不定就没有了，到时就只能租车或打的，这无疑又会耽误更多的时间。更何况六七个同事都在等项目经理一个人，耽误的时间还得要乘以他们的人数。万一系统上线，状况频出，客户火烧眉毛，项目组却仍然在路上，这样的后果是很严重的。

    贴报销单看上去一件重要紧急的事情，实际上它既不重要也不紧急，因为今天不报销，以后还是可以报销，可是因此耽误的宝贵时间，却无法再要回来。如果项目经理更加理智一些，分清楚什么才是真正紧急重要的事，也就不会出现这样的状况了。

    4.管理者无需事必躬亲

    有一种类型的管理者，他们不论什么事一定要亲自去做，至少也是亲自过问。人们习惯用一个成语来赞美他们，叫“事必躬亲”，仿佛诸葛亮再世一般。凡事亲自去做未必真的可取，为什么诸葛亮只活了53岁，恐怕跟他这种事必躬亲的精神也有莫大的关系吧——他是把自己累死的。

    (1)不要和下属抢事做

    管理者相对于操作层员工，多了一项法宝，就是授权。理论上，只要员工可以胜任，所有的工作都可以授权。事实上，总经理为什么能对全公司发号施令、对工作进行变革，那是因为董事会授予了这个权限。连这么高层的工作都可以授权，一个项目里面的工作还有什么不可以授权的呢?

    因此，当你疲惫不堪的时候，就应该问问自己，我是不是管得太多了?如果一件事情下属能做，就应该让下属去做，不然等于是你抢了下属的工作。项目经理最可悲的事情就是，自己累得半死，项目组成员却闲得发慌。

    管理者必须学会授权。授权不只是为项目经理分担工作，也是项目培养下属成长的必要方法。如果项目经理总觉得下属能力行，不给他分配具的挑战性的工作，这显然不利于下属的能力成长，从长远看，对项目、对公司也是有百害而无一利。

    (2)授权绝不是简单的把工作交出去

    授权两个字说起来简单，但做起来效果却会因为而异。有效的授权必须把握以下几个要点：

    l目标明确：要做什么内容、达到什么质量要求、什么时候完成等等，必须要清晰具体。管理学家们认为目标必须要SMART(S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Realistic、T=Time-based)，这是很有道理的。

    l跟踪反馈：项目经理应当经常性对任务完成情况进行检查，这是很多项目经理非常欠缺的一个重要环节。只授权不检查，最后的情况可能就是进度大大延迟，或者与你想要的东西大相径庭，下属进行种种解释，但为时已晚。

    l能力辅导：项目经理要对下属的能力有比较准确的把握，安排工作也应该在其力所能及的范围。如果跳一跳能够得着，就比较理想，但项目经理仍然需要主动辅导，加强监控，当发现偏差时，应及时采取应对措施。如果工作大大超出其能力范围，再怎么跳也够不着，项目经理就要另想高招了。

    (3)不做甩手掌柜

    是不是任何事情都可以授权呢?理论上是可以，但由于资源的稀缺性，这种条件往往并不具备。至于什么可以授权，什么不可以，这要因项目而异，根据项目工作与资源的实际情况，两厢权衡之后才能决定。不管怎么说，授权不可过度，否则项目经理就成了甩手掌柜，实际也等于放弃对项目的控制权。

    项目经理应该做的工作：

    l系统性工作由项目经理做，比如制定计划、安排任务、鼓舞士气、项目检查等，具体事务由下属去做。

    l重要的事情项目经理来做，紧急的事情让下属去做。

    l决策由项目经理来做，执行由下属去做。

    l下属能做的事由下属去做，否则由项目经理自己做或带着做。

    5.好习惯让工作更有成效

    高尔基曾这样来描述时间：“世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最易被忽视而又最令人后悔的就是时间。”的确，时间是快还是慢，是长还是短，不在于钟表是的指针转了多少圈，而是在于在我们如何使用时间。一个人的习惯，对如何利用时间具有至关重要的作用。

    (1)尽力避免返工

    项目中最浪费时间的事情是什么?

    是返工!

    一旦发生返工，不但所耗时间将会成倍增加，而且会大大降低员工的成就感，打击员工士气，降低员工作效率，使得项目时间进一步滞后。

    我见过一个城市三维模型制作的项目，经过一年多的辛苦工作，终于提交成果了，但是由于客户认为模型不够漂亮，最后几十平方公里的模型全部重做!项目组员工身心俱疲，公司遭受严重损失，客户也非常不满，一个三输的结局。

    返工并不总是这样严重，其实在一般的软件项目中，返工现象也是大量存在的，只不过我们借着迭代的名义将其掩盖了。例如软件试运行后，客户要求将某项业务流程中的两个环节进行整合，或者将某个环节中的输入信息，转移下一个环节中。单个修改的工作量也许并不算大，但累积起来就相当可观了。很多项目在试运行后要修改几个月，甚至半年以上，这就是返工的代价。

    迭代设计还是返工之间，并没有明确的界限。要区分二者，有两条标准：

    一是迭代是计划之中的完善，而返工则是计划之外、迫不得已而为之的事情;

    二是在工作量的层面，如果抛弃或被重做的功能工作量很大，那只能认为是返工，如果你非要认为这是设计就是要这样干的，那我只好给它取个新名字：“返工式迭代”。这也这给我们一个启发，做系统原型的时候，千万不要写大量的代码，否则的话，迭代最后会变成返工。

    (2)打破帕金森定律的魔咒

    英国学者帕金森通过多年的调查研究，发现一个规律：“工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。”一个人可以在十分钟内看完一份报纸，也可以看半天;一个程序员开发一个功能，可以两小时完成，也可能花上一周的时间;项目经理制定计划，可以半天完成，也可能一个月还不见影子......总之，只要还有时间，工作就会不停的扩展。

    帕金森定律就像一个魔咒一个样，困扰着很多人。它之所以起作用，表面上原因在于时间充裕，外部压力太小。因赖床而上班迟到的人常有，但因赖床而误飞机的则很少，因为误机的后果很严重。因此，有必要对每件工作确定一个时间期限——deadline，一过这条线dead!给下属安排工作时，这的确是一个好办法，但对于管理者而言，约束别人容易，约束自己则很困难。即使工作到期，还可以告诉自己，再推迟几天也没关系，这件事情还可以让某某来完成，即使到了deadline还可以说这件事其实不重要，少做一点没关系。

    归根到底，还是在于我们的内心力量不够强大，面对一点点的外部阻力，就变得消极懒散，不能自我驱动。截止日期是靠不住的，要靠只能靠自己，养成良好的习惯，主动给自己压力和动力，战胜心中的“懒惰小人”，才能真正解除这个“帕金森魔咒”。

    (3)合理利用时间

    每个人都希望工作不被打扰，但作为一个管理者，你的时间不是自己的，你的上级和你的下属都有权来随时打扰你。你坐在那里，就会有人过来找你签字，找你谈工资，找你讨论技术问题，找你支援其他工作……每天的时间就这样被打成了无数的碎片，所以经理们常不由自主的感慨：“白天真的做不了事，只能晚上和周末才能工作”——加班才能做事，你说经理能不累吗?

    的确，项目经理很多工作都需要大块时间，比如制定计划、编写文档、分析风险、关键技术实现等，都需要较长时间的思考。一个人要让心静下来，进入工作状态是时间的，一旦被打断，再次进入这种状态会花很多时间。这就好比炒菜，把锅烧热是需要时间的，你刚放下油，来了电话，等你接完电话，锅又冷了。

    时间碎片的问题对管理者而言是不可避免的，但可以采取方法更加合理的利用时间，将其影响降到最低。 

    制定规则

    例如约定在指定的时间签单、讨论技术问题、反馈进展等，而不是随时进行。 

    琐碎事情一起做

    对于工作中的琐碎问题，不用急着处理，可以启动“碎片整理程序”，将其记录下来，在你不需要“炒菜”的时候一起处理。 

    利用碎片时间

    碎片时间并非不可利用，而是要安排合理的工作。几块大石头中间的缝隙，肯定塞不下另一块大石头，但放一些小石子或沙子还是没问题。例如与员工沟通、向领导汇报工作、检查员工工作、辅导员工、项目风险分析、项目目标回顾、发传真、收邮件等，这些工作就是小石子一样，利用小块小块的时间就可以完成。

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